Для обычных документов достаточно квалифицированной электронной подписи. В ЕС она имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная подпись. Если у вас есть португальский ВНЖ, возможно, такая подпись у вас уже есть через Chave Móvel Digital, и вы просто об этом не знаете.
Для документов, требующих более формального оформления — например, банковских документов, некоторых договоров и официальных процедур — можно заверить подпись в португальском консульстве. Вы подписываете документ лично в консульстве в своей стране, после чего подпись признаётся действительной для использования в Португалии. Дольше, но надёжно.
Для сделок с недвижимостью и любых действий, требующих нотариального оформления, основной инструмент — доверенность. Вы предоставляете конкретные полномочия доверенному лицу, обычно юристу, и он подписывает документы в Португалии от вашего имени. При правильном оформлении таким образом можно провести всю сделку с недвижимостью — от бронирования до получения ключей, — не садясь в самолёт.
С доверенностями часто допускают две ошибки. Во-первых, делают их слишком широкими, предоставляя общие полномочия там, где достаточно одного конкретного действия. Во-вторых, забывают о них после завершения сделки. Доверенность не прекращает действовать автоматически только потому, что сделка закончилась. Лучше давать узкие полномочия и отзывать доверенность после их выполнения.
И самый плохой вариант, который я всё ещё встречаю: подписать документ дома, отсканировать и надеяться, что этого достаточно. Для действительно важных документов скан подписи — самый слабый вариант из всех перечисленных.